Компанія Октава Капітал (далі – Компанія чи Октава Капітал) здійснює свою діяльність відповідно до принципів доброчесності. Відповідно, в Октава Капітал заборонені прояви:
- дискримінації працівників в будь-якій формі;
- брехня та нечесність у відносинах між колегами;
- непорядність, байдужість, недбалість та безвідповідальність;
- цькування та інша поведінка, що може образити чи пригнітити іншого;
- крадіжки, надмірна та нераціональна витрата матеріальних ресурсів і робочого часу;
- будь-які прояви корупції.
Що таке Служба етичного контролю Октава Капітал?
Служба етичного контролю – це:
- система збору та обробки інформації про ознаки вчинення порушень вимог підприємства та корупційних правопорушень;
- сучасні канали для анонімного та зворотного зв’язку з викривачами неналежної поведінки;
- система (програмне забезпечення) для швидкого реагування на заяви анонімних викривачів, а також для документування внутрішніх перевірок і розслідувань.
Служба організована з метою отримання інформації про шахрайські, корупційні та інші правопорушення, що завдають шкоди інтересам підприємства, її чинним чи потенційним партнерам.
Хто може повідомляти?
Будь-яка фізична або представник юридичної особи може повідомити про порушення в Октава Капітал, у пов’язаних юридичних особах, а також в її афілійованих і залежних структурах.
Про що Ви можете повідомляти?
Крім зазначених вище порушень на Службу також можна повідомляти про факти:
- недобросовісної конкуренції на тендерах;
- розкрадання або неналежне використання майна підприємства;
- розголошення конфіденційної, інсайдерської інформації, а також інформації, що становить комерційну таємницю;
- порушення вимог внутрішніх нормативних документів Компанії і / або чинного законодавства;
- порушення вимог промислової і виробничої безпеки, екології та охорони праці;
- невиконання (несумлінне виконання) посадових обов’язків з боку керівників, перевищення повноважень, порушення керівниками прав підлеглих працівників.
Як повідомити?
Повідомити можна одним з трьох зручних для Вас шляхів:
- Відвідайте безпечний портал, просто натиснувши на посилання octava.ethicontrol.com.
- Зателефонуйте 0800 215 836. Дзвінки безкоштовні з усіх операторів і приймаються в робочі дні з 09:00 до 18:00 (в неробочий час ви можете залишити повідомлення на автовідповідач).
- Надійшліть листа електронною поштою на octava@ethicontrol.com.ua.
Зверніть увагу, що Служба етичного контролю не реєструє:
- звернення та скарги споживачів та клієнтів з питань продукції чи обслуговування, а також інші повідомлення в межах дії Закону України “Про захист прав споживачів”.
- скарги на третіх осіб, які не є діловими партнерами підприємства;
- скарги на побутові проблеми чи інші питання, які знаходяться за межами компетенції підприємства та її співробітників;
- погрози на адресу інших осіб.
Ви можете повідомити анонімно!
Щоб гарантувати повну анонімність та неупередженість реєстрації повідомлень, підприємство уклало угоду із зовнішнім незалежним постачальником послуг – ТОВ “Етиконтроль”.
Завданням постачальника є організація незалежної реєстрації дзвінків та повідомлень через анонімний веб-портал, а також захист анонімності викривачів. Якщо Ви не хочете себе розкривати, то ніхто цього робити не буде без Вашого бажання. Інформація, яку Ви надаєте, є конфіденційною в межах, що дозволені чинним законодавством.
Що відбувається після реєстрації Вашого повідомлення?
- Ви отримаєте секретний код зворотного зв’язку, за допомогою якого потім зможете перевірити стан реагування на Ваше звернення.
- Зовнішній підрядник реєструє Ваше повідомлення та надсилає його в уповноваженим особам у Октава Капітал для первинного аналізу.
- Первинний аналіз передбачає оцінку Вашої інформації на достатність, пріоритезацію та її направлення відповідальним особам для вирішення цієї проблеми.
- Під час аналізу, в разі недостатності інформації, розгляд Вашого питання може бути призупинено, поки Ви не дасте відповіді на додаткові запитання через інструменти комунікації Служби (Наприклад: Веб-центр анонімного зворотного зв’язку).
- Кожному повідомленню призначаються відповідальний та команда осіб, що розслідує інцидент і повинна вирішити Вашу проблему.
- Команда відповідальних осіб контактує з Вами протягом 30 днів від дати реєстрації повідомлення, повідомляє статус розгляду Вашого звернення, запитує та отримує додаткову інформацію, чи про результати розслідування та заходи з реагування.
- Через веб-центр зворотного зв’язку Ви можете анонімно спілкуватися з командою відповідальних осіб, ділитись додатковими файлами в разі необхідності. В налаштуваннях веб-центру можна змінити реквізити свого доступу, додати чи змінити контактні дані. За бажанням, Ви маєте можливість лишити адресу електронної пошти, щоб отримувати автоматичні оповіщення щодо зміни статусу обробки Вашого повідомлення чи надходження коментарів від Компанії.
- По закінченню розгляду Вашого повідомлення, Ви можете оцінити та надати коментарі щодо роботи відповідальних осіб і заходів з реагування через Веб-центр анонімного зворотного зв’язку.
Принципи роботи Служби етичного контролю:
- Октава Капітал гарантує конфіденційність особам, які повідомили про факти шахрайства та корупції.
- Реєстрацію повідомлень здійснює незалежна третя сторона.
- Реєстрації повідомлень підлягають всі 100% звернень за умови, що вони містять необхідний мінімум інформації для подальших кроків.
- Перевірка отриманої інформації проводиться по кожному отриманому повідомленню.
- Отримана інформація розглядається виключно особами, які не є учасниками даного процесу, що дозволяє їм об’єктивно і незалежно організовувати процес перевірки та робити висновки щодо встановлених фактів.
- Якщо отримана інформація підтвердиться, матеріали будуть направлені найвищому керівництву підприємства для прийняття невідкладних заходів.
- Вживання конкретних дій завжди залежить від характеру та тяжкості порушення.
- З метою збереження конфіденційності та анонімності всіх зацікавлених сторін, викривач може не дізнатись про існування розслідування або його результати.
- Будь-яка термінологія, що застосовується вище, трактується так само як визначено в законодавстві України.